El coste real de contratar a tu primer empleado en el Reino Unido

Contratar al primer empleado es un paso ilusionante. También puede ser el momento en que el empresario descubre que el salario anunciado no es el coste completo. Hay que presupuestar Employer National Insurance, pensión, vacaciones pagadas, seguro, nómina y equipamiento.

Esta guía ayuda a las pequeñas sociedades británicas a estimar el coste y preparar los pasos prácticos. Hemos comprobado las cifras y normas en fuentes oficiales el 26 de octubre de 2026 y se refieren al ejercicio fiscal 2026/27. El coste real dependerá del empleado, del plan de pensiones y de las circunstancias.

Empieza por el salario bruto, no por el neto

Acordar que alguien debe “recibir £1.500 al mes” no es una forma fiable de fijar el sueldo. El neto cambia según su código fiscal, préstamo estudiantil, deducciones de pensión y otras circunstancias personales. Indica un salario bruto anual o una tarifa por hora en las condiciones laborales y confirma que cumple el National Minimum Wage o National Living Wage aplicable.

Si las horas varían, calcula el presupuesto con unas horas pagadas realistas, no con el mes más tranquilo. Incluye horas extra habituales, comisiones o bonus. Una previsión prudente también contempla el periodo de formación, cuando la nueva persona quizá todavía no produzca lo mismo que un empleado experimentado.

Añade el Employer National Insurance

Para la mayoría de los empleados de categoría A en 2026/27, el empleador paga Class 1 National Insurance al 15% sobre el salario que supera el secondary threshold. Este umbral es £96 por semana o £417 al mes. El programa de nóminas realiza el cálculo correcto de cada periodo. Una estimación anual sirve para presupuestar, pero no sustituye al cálculo de nómina.

Algunas empresas pueden solicitar Employment Allowance, que reduce el employer Class 1 National Insurance elegible hasta £10.500 en el ejercicio fiscal. Hay que comprobar los requisitos. En particular, una sociedad cuyo único empleado por encima del secondary threshold sea también administrador no puede solicitarla solo por ello. No incluyas la reducción en tu previsión hasta confirmar que la empresa cumple las condiciones.

Cuenta con las obligaciones de pensión

Las obligaciones de pensión empiezan el día en que el primer trabajador comienza, aunque no sea necesario incorporarlo automáticamente. En 2026/27, los empleados elegibles generalmente tienen entre 22 años y la edad de State Pension, trabajan normalmente en el Reino Unido y ganan al menos £10.000 al año.

Con el método habitual de qualifying earnings, la contribución mínima total es del 8%, con al menos un 3% a cargo del empleador. En 2026/27, la banda se mantiene entre £6.240 y £50.270. Algunos planes utilizan otra base permitida, por lo que debes revisar sus normas antes de calcular la aportación.

Ejemplo hipotético: salario de £24.000

Imaginemos un empleado elegible de 30 años, con sueldo fijo de £24.000, categoría A de National Insurance y una pensión calculada sobre qualifying earnings. El Employer National Insurance anual sería aproximadamente £2.850: el 15% del salario que supera el equivalente anual del umbral de £5.000. La pensión mínima del empleador sería aproximadamente £532,80: el 3% de £17.760.

El coste anual directo sería unos £27.382,80 antes de los honorarios de nómina, Employers’ Liability insurance, equipo, formación, contratación, ausencias pagadas y otros gastos. Es un ejemplo hipotético para presupuestar, no un cálculo de nómina ni un caso de cliente. Employment Allowance, el aplazamiento de la pensión, la frecuencia de pago y las circunstancias pueden cambiar el importe o el momento.

Presupuesta los costes que se olvidan fácilmente

Los empleados tienen derecho a vacaciones pagadas. Piensa quién cubrirá el trabajo durante su ausencia. Según el puesto, puede hacer falta ordenador, teléfono, uniforme, licencias de software, desplazamientos, formación o espacio adicional. Las bajas y los permisos familiares también afectan al flujo de caja, aunque parte de ciertas prestaciones legales pueda recuperarse.

Normalmente necesitas Employers’ Liability insurance desde que te conviertes en empleador, con una cobertura mínima de £5 millones y una aseguradora autorizada. Asegura un entorno de trabajo seguro, realiza las comprobaciones laborales y de derecho a trabajar, entrega la información escrita exigida y protege los datos del empleado.

Prepara la nómina antes del primer pago

Registra la empresa como empleadora con HMRC antes de pagar mediante PAYE. La orientación oficial indica que esperes a tener una fecha de inicio confirmada y que, por lo general, no puedes registrarte con más de dos meses de antelación al primer pago. Elige programa o proveedor, reúne la información inicial y fija una fecha límite para comunicar horas, extras y cambios.

Real Time Information normalmente exige enviar el Full Payment Submission a HMRC el día de pago o antes. En tu planificación, separa el PAYE y National Insurance descontado al empleado, junto con la parte empresarial. Así, el siguiente pago a HMRC no se convierte en una sorpresa.

Utiliza una comprobación de viabilidad en tres partes

Antes de ofrecer el puesto, prepara tres cifras: el coste mensual normal, el coste de un mes intenso con retribución variable y una reserva para vacaciones o imprevistos. Compáralas con un margen bruto estable, no solo con la facturación o el saldo bancario actual. Comprueba qué pasaría si un cliente paga tarde o el empleado necesita más apoyo del previsto.

Si estás preparando tu primera contratación, EvolveBooks puede ayudarte con nóminas, administración de la pensión y una previsión práctica del coste. Trae el salario bruto propuesto, las horas, la fecha de inicio y los detalles del puesto, y te ayudaremos a organizar los siguientes pasos en español o en inglés.

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